部门正式行文是机构对外办事时所发文件的称谓。它必须遵循行文规则。行文规则，就是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。

各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。隶属关系前面已有说明。而职权范围，是指机关单位的职责和权力范围。“条条”一般不对“块块”(块块，是指各级人民政府)发指挥性公文，但可在业务管辖范围内向下行文。如，省政府各工作部门，如商业厅、高教厅等，不对各市、县政府发指挥性公文，但可以根据省政府的授权和有关规定，答复各地请示省政府的有关业务问题。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。