所谓工作邮件，就是工作中的书面正式表达。

擅长写工作邮件，对人的职业生涯至关重要。中国古代有很多大臣，能够做到位极人臣，主要是奏章和来往批复的文件写得好。

今天不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板，这样的人不仅容易被人误解，而且别人可能不把你的事情当回事，久而久之就会耽误自己的业绩。

一、工作邮件写什么

写好一封工作邮件，最重要的还不是怎么写，而是什么该写，什么不能写。我把它们总结为“三写四不写”。

1.1、哪些不要写

不想留底的不要写；没有深思熟虑的不要写；负面的东西不要写，特别是气话；一次讲不清，需要反复讨论才能搞清楚的事情不要写。

1. 不想留底的不要写

这倒不完全是为了将来赖账，而是有些东西根本不能留底。比如：讨论涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论：“如果我们这么做，是否会侵权，是否会违法”等等。这种文字将来到了法庭上，就会被认作“明知故犯”的证据。

2. 没有深思熟虑的不要写

很多人想问题没有想清楚，就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时，改变想法吧，怕人说打脸，不改变吧，损失更大，两边为难。

3. 负面的东西不要写，特别是气话。

比如：一些人没有得到领导提拔，没有跟客户达成交易，写邮件撒气。这不仅没有帮助，还授人以柄。如果当面吵架过后后悔了，最坏情况是道个歉，还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。

4. 一次讲不清，需反复讨论才能搞清楚的事情不要写

不是说完全不能写，而是用写邮件的方式讨论这种问题效率太低，邮件里讨论来讨论去，既浪费时间，又增加误解。这种时候最好的办法是当面讲，不行就电话讲。最后，如果有了一致的认识作为总结，可以写几行字做个记录。

1.2、哪些应该写

明确了哪些不该写之后，写之前想一想，可能一多半的邮件就可以省去不写。咱们就可以集中精力写好那些该写的。下面三条，是工作中尤其该写的：

1. 重要的、需要留底的话

比如：你的老板承诺你做完这个项目就提拔你，对于这种情况，即便事先说好了，也要留下书面文字。

类似地，自己有什么值得讲的成就，也要写出来。重要的谈话，以邮件的方式确认并打印保留。工作关系不可能总是在蜜月期，做这样的记录保障你在单位的权益。

2. 必须写而大家又懒得写的备忘

在一个规范的单位里，部门里开一个会之后，应该发一份备忘录，告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论，等等。

这件事大家常常懒得做，因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间，结果第二次开会，发现前一次开会的问题都没有解决。

这时候，不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处：

第一，让部门里的人自己，特别是上级，他们其实需要这样一份留底的书面材料；

第二，站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升，想管理更大的部门，就要从做这种事情开始，才会学会管理，才会有全局观。

3. 重要的通知和安排

上级正式通知下级一件事情，比如提升、调岗、新的工作安排等等，不能发或者口头通知一下，即使口头通知了，也需要有个用书面文字再说一遍。

反过来，下面的人要接受什么任命或者工作安排，也需要书面表达。同事之间也是如此。

二、工作邮件怎么写

下面集中讨论一下表达自己、影响别人的技巧。我们分为三个要点：

1.简要清晰地说明邮件目的

用书面文字进行沟通，必须清晰地把自己发邮件的目的说清楚，比如：“你能不能推荐我这次晋升” 等等。

为了保证你的邮件能够在第一时间被读到，最好不要下班前发邮件，那样通常你的邮件会被埋在一大堆其他邮件中。

最好从侧面了解一下上司看邮件的习惯，然后在他通常看邮件的时间发给他。

2.一封邮件讲一件事

一封邮件最好只讲一件事，如果是好几件事，就用多封邮件。

站在主管的角度想，如果一个部门里不少人围绕着某封邮件讨论，那是很花时间的事情，这时要讨论的内容越聚焦越好。

如果一封邮件有好多主题，大家难免会扯到其他主题上，造成不必要的发散。最后如果工作邮件经常需要保留，每一个主题一封邮件也更便于管理和查找。

3.主观感受对表达要视收件人而定

有些邮件中需要表达自己主观的感受，有些则不能。

如果收件人是一个人，或者是一群利益一致的人，可以加入主观的感受。

但是如果你在协调两个部门的关系，就应该避免加入主观感受。

总的来讲，一对一邮件，可以代入主观色彩，使得工作关系不是那么冷冰冰的。一对多的邮件，就少引入主观看法，做到客观公正。

小结：

正式的书面表达，今天依然是一个人职业发展的重要技能。

重要的备忘、通知和需要留底的话，最好通过工作邮件传递。

写好工作邮件，要把重要的事放在前面，尽量一封邮件只讲一件事情，还要注意视收件人的不同，来决定自己的主观表达。