1、开头首先注明称呼

在姓名、称谓前面可加适当的修饰语或直接用修饰语作称呼。如果是亲戚关系就加上关系称谓，如果是师长关系就尊称“老师”，如果是上下级关系就加上职位名称。还有要注意如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，尊长者在前。

2、正文部分

首先应当以问候语开头，就如同熟人打招呼一般，问候是必不可少的。比如节日将近，“新年快乐，端午节快乐”等等，或者简单的一句“您好”也是一句问候。问候语过后，应当注意有几句承上启下的句子。“近来家人可好”、“父母身体可好”等等，都能够表示下关心。然后就可以写正文部分了，就所想表达的意思，将主旨阐明即可。最好能做到有条有理、层次分明。

3、结尾部分加敬语

结尾部分敬语也是必不可少的，比如“祝健康”“祝平安”“祝安康”都能够表达写信人的良好祝愿。

4、署名和日期

最后应当注意在书信的最后一行注明写信人姓名与写信日期，在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。